Happy My Life

日常とか技術とか

フォーム入力可能なPDFファイルを作成するいくつかの方法

最近はPTAなど各種団体に関わる事が多くなった。そういった団体でも、やはり企業と同じように報告書類の提出等があったする。 企業と違うのは、そういった提出書類が未だ手書きで要求される場面が多いこと(企業と違って個人のITスキルやPC環境の差が激しいためかと)。

ということで、手書き書類をなんとか減らそうと(私は手書きしたくない)、入力可能なPDFフォームを作成してそれで提出することにした。PDFは、ただ紙の代わりに印刷して電子化するだけでなく、報告書のような簡単な書類作成も行える仕組みを持っているのでこのようなことが可能である。

この方法だと、

  • 従来の手書き書類とほぼ同じフォーマットで電子化可能
  • Adobe Reader(無償)さえあれば実現可能
  • PCに不慣れなら、PDFを印刷して手書きしてもOK といった、割と万人受けしそうな手法がとれる。 で、本題である「そのようなPDFをどのように作成するか?」についてまとめてみた。

フォーム入力可能なPDFの作り方

調べてみると3つの方法があることが分かった。 - (松)Adobe Acrobat 11 Standardを利用する方法 - (竹)JUST PDF 3 [作成・高度編集・データ変換] 通常版を利用する方法 - (梅)LibreOfficeを利用する方法

使いやすさの面で松竹梅の順に使いやすいのだが、導入コストも松竹梅となる。ちなみにググって出てくる制作方法も松の方法がよく紹介されている。

梅だと0円でできるが、ググれば解決できる程度の問題がいくつかある。今回は梅の方法で作成してみた。

LibreOfficeでフォーム入力可能なPDFを作成するとハマること

基本的な流れは「LibreWriter(ワープロ)やLibreCalc(表計算)を使ってデザインし、そこにテキストボックスなどをフォームを埋め込み、PDFでエクスポート」すると、フォーム入力可能なPDFが作成できる。

ただ、先にも書いた通りハマる部分がでてきたので、その問題と解決方法を書く。ここに書いてあるのは私が出くわした問題のみなので、問題は他にもあるかもしれないが、それはその都度追加する。

Q. テキストボックスがどこにあるのか分からない。

  1. デフォルトでは表示されていないので、メニューの「表示」>「ツールバー」>「フォームコントロール」から表示する

Q. テキストボックスを配置したPDFを作成しても、テキストボックスに文字が入力できない

  1. 右クリックして「コントロール」を選択。「最大文字数」で入力文字数を確定する。

Q. テキストボックスで複数行入力できるようにしたい。

  1. 右クリックして「コントロール」を選択。「テキストタイプ」で「複数行」を選択。

Q. PDFのテキストボックスを入力すると文字が化ける。

  1. 右クリックして「コントロール」を選択。「フォント」を「Arial」などの西欧フォントを選択する。MSゴシック等を選択すると化ける。ちなみに、文字化けはAdobe Readerで発生するが、Foxit Readerでは発生しない(参考:PDFフォームを作ると文字化け | LibreOfficeForum.org

Q. リストボックスから予め用意した候補から選択できるようにしたい

候補の入力はリストボックスのコントロールから「全般」>「リストの項目」に入力する。1行につき1項目入力する。改行は、Shift + Enterで行う(参考:リストボックスの「値リスト」と「リストの項目」: LibreOfficeで行こう!